At gå fra papirlogbog til en digital oplæringserklæring lyder som et stort it-projekt. Det er det ikke. I praksis er det fire-fem trin, og det tunge arbejde — at kortlægge oplæringsmålene og tilpasse logbogen til netop jeres fag — klarer vi sammen. Her er hele processen.
Kort fortalt: sådan kommer I i gang
- Vi kortlægger jeres oplæringsmål og forløb.
- Vi tilpasser logbogen til jeres uddannelse — i design og funktionalitet.
- (Valgfrit) Vi kobler den sammen med skolernes elevadministrative systemer.
- Lærlinge, oplæringsansvarlige og skole kommer på — app og portal.
- I er live og følger med undervejs — og griber ind i tide.
Resten af guiden går i dybden med hvert trin.
Hvorfor overhovedet gå væk fra papir?
Papirlogbogen har et grundproblem: den ligger ét sted ad gangen. Lærlingen har den i tasken, den oplæringsansvarlige har den ikke, og skolen ser den først til sidst. Går et forløb skævt, opdager man det ofte for sent — og en logbog, der bliver væk eller får kaffepletter i skurvognen, er svær at dokumentere til svendeprøven.
En digital logbog løser det ved at give alle tre parter det samme overblik, samtidig. Det er hele pointen — og det er også dét, der afgør, hvordan I skal gribe opstarten an.
Trin 1: Kortlæg oplæringsmål og forløb
Det første, vi gør sammen, er at få jeres uddannelse ned på skrift, som logbogen skal forstå den: Hvilke oplæringsmål er der? Hvordan er de delt op på fagområder? Hvad skal være nået hvornår i forløbet?
Det lyder banalt, men det er her, det meste af værdien ligger. Jo skarpere målene er beskrevet, jo bedre kan lærling, oplæringsansvarlig og skole se præcis, hvad der er nået — og hvad der mangler inden svendeprøven.
Trin 2: Vi tilpasser logbogen til jer
Der findes ikke to erhvervsuddannelser, der er ens — så Den Digitale Logbog er ikke én fast skabelon. Vi tilpasser den til jeres uddannelse i både design og funktionalitet: jeres oplæringsmål, jeres vurderingsskala, jeres forløb.
Det er også her, I beslutter, hvor meget lærlingen selv skal kunne. Skal lærlingen kunne gøre indvending mod en vurdering og sætte en review-proces i gang? Det er et valg, I træffer — og som gør lærlingen medansvarlig for, at alle mål rent faktisk er nået.
Trin 3 (valgfrit): Vi kobler logbogen sammen med skolernes elevadministrative systemer
Det her er et valgfrit led. Bruger skolerne et elevadministrativt system, kobler vi logbogen sammen med det. Første gang lærlingene åbner appen, valideres de med MitID, og ud fra oplysningerne i deres skoles elevadministrative system opretter systemet automatisk en oplæringserklæring for hver oplæringsperiode — med korrekt slutdato. Det sikrer, at hele processen starter så automatisk som muligt.
Elevadministrative systemer er fx Studie+, Studica, Lectio, Ludus m.fl.
I bestemmer selv, om det skal med fra start. Mange begynder uden og får integrationen sat på, når resten kører.
Trin 4: Få alle på
Nu skal de tre parter i gang:
- Lærlingen henter appen og ser sine oplæringserklæringer, mål og status i ét overblik.
- Den oplæringsansvarlige logger ind i portalen og vurderer hvert mål på jeres skala.
- Skolen følger med i portalen på tværs af uddannelser og lærlinge — og ser kun de lærlinge, de skal have adgang til.
Det kræver ikke teknisk kunnen af nogen af dem. Lærlingen skal kunne hente en app — resten er til at gå til.
Trin 5: I er live — og følger med
Fra dag ét deler alle tre parter det samme billede af, hvordan det går. Det betyder, at I kan gribe ind i tide: udløser systemet en advarsel, fordi en lærling er bagud i forhold til at nå sine mål, opdager I det, mens der stadig er tid til at gøre noget — ikke til svendeprøven, hvor det er for sent.
Hvad kræver det af jer?
Den største opgave er trin 1 — at få oplæringsmålene låst fast. Selvom de tager udgangspunkt i de eksisterende mål, oplever vi ofte, at skiftet fra papir til digitalt opmuntrer f.eks. de faglige udvalg til at komme med input til justeringer. Når det er på plads, står vi for tilpasning, opsætning, integration og drift. I kan starte med én enkelt uddannelse og udvide i det tempo, der passer jer.