Hvad er en afsluttende erklæring?
På en oplæringserklæring kan den oplæringsansvarlige markere, at dette er den sidste erklæring i lærlingens forløb. Det er den markering, vi kalder en afsluttende erklæring.
Markeringen er mere end et flueben: den kan sætte en række automatiske handlinger i gang, så det rette sker, og de rette personer får besked, når et forløb afsluttes.
Hvad sker der, når den markeres?
Når en oplæringsansvarlig markerer en erklæring som den afsluttende, kan systemet automatisk:
- Sende en kopi til en fast adresse hos jer — fx sekretariatet — så I ved, at et forløb er afsluttet.
- Give jer adgang til at åbne netop den erklæring, så I hurtigt kan se den, det handler om.
- Sende den oplæringsansvarlige et særligt link.
- Indhente en underskrift fra den oplæringsansvarlige på den afsluttende erklæring.
- Vise en bekræftelse eller advarsel i appen, så markeringen ikke sker ved et uheld.
Præcis hvilke af delene der sker, afhænger af, hvad I har fået slået til — det er dét, næste afsnit handler om.
Hvad I kan få konfigureret
Funktionen kan skrues til efter jeres behov. Det, I kan få sat op, er blandt andet:
- Om funktionen er slået til — altså om markeringen “denne erklæring er den afsluttende” overhovedet vises.
- Om markeringen kun kan sættes på den sidste erklæring i forløbet. Det kræver, at forløbet er hentet fra skolen eller oprettet efter en fast plan — til gengæld undgår I, at markeringen sættes for tidligt.
- Hvilken adresse der får kopi, når en afsluttende erklæring indsendes.
- Om den oplæringsansvarlige får tilsendt et særligt link.
- Teksterne — label ved markeringen, advarselsteksten, og indholdet i de e-mails, der sendes — kan alle tilpasses jeres ord.
Endnu mere automatik med integration
Er Den Digitale Logbog koblet sammen med skolens elevadministrative system, kan systemet gå et skridt videre. Ud fra lærlingens forløb og slutdato kan det selv udregne, hvornår en erklæring er den afsluttende — uden at nogen skal huske at markere det manuelt.
Når systemet ved det, kan det automatisk sætte de rette processer i gang — for eksempel at indhente en underskrift eller supplerende oplysninger fra den oplæringsansvarlige. På den måde starter afslutningen af et forløb af sig selv, på det rigtige tidspunkt.
Vi står for opsætningen
Indstillingerne styres centralt, så I ikke skal ind og rode med tekniske opsætninger selv. Skal noget ændres — funktionen slås til eller fra, en adresse rettes, en tekst justeres, eller markeringen begrænses til den sidste erklæring — så tager I bare fat i os, og vi sætter det op eller retter det for jer.
Er I i tvivl om, hvad der giver mening for netop jeres uddannelse, hjælper vi gerne med at finde den rigtige opsætning.