Uddannelsessekretariatet & Byggeriets Uddannelser

Udfordringen

Når en virksomhed søger om at blive godkendt som oplæringssted, skal ansøgningen vurderes grundigt: Kan virksomheden give lærlingen den rette virksomhedsoplæring i faget? Før betød det manuel sagsbehandling, mange mails frem og tilbage og en historik spredt ud over dokumenter og indbakker – tidskrævende at holde styr på og svært at holde ensartet, i takt med at antallet af ansøgninger voksede.

Løsningen

Med Viggo indtaster virksomheden selv oplysninger om sig selv og om, hvad lærlingen forventes at arbejde med i oplæringsperioden. Ud fra de oplysninger vurderer Viggo, hvilken afgørelse ansøgningen bør ende på – et forslag, sekretariatet kan følge eller overstyre.

Hos Byggeriets Uddannelser kører behandlingen automatisk. En pointberegning vurderer ud fra ansøgningen, om virksomheden bør godkendes, og ansøgningen sendes automatisk videre til to parter fra det lokale uddannelsesudvalg, der kommer med deres vurdering. Efter 10 arbejdsdage afslutter Viggo selv behandlingen og sender afgørelsen til ansøger. Systemets indstilling kan altid overstyres af Byggeriets Uddannelser.

Hos Uddannelsessekretariatet modtager besigtigerne ansøgningen på deres tablet og besøger virksomheden. På stedet tjekker de punkterne af i forhold til det, virksomheden har indtastet, og afgørelsen træffes ud fra besigtigernes vurdering.

Undervejs sender Viggo selv alle mails – kvitteringer, orienteringer og den endelige afgørelse. Når en virksomhed er godkendt, spiller Viggo fuldt sammen med Microsoft Dynamics CRM, så sekretariatet kan fortsætte sagsbehandlingen dér. Og hele historikken bevares, så den er lige ved hånden næste gang virksomheden er i spil.

Resultatet

Sekretariaterne sparer enorme mængder tid på hver eneste ansøgning, afgørelserne bliver mere ensartede, og fordi al historik gemmes, starter næste sagsbehandler aldrig forfra. Behandlingen af ansøgninger om virksomhedsgodkendelse er gået fra manuelt papirarbejde til en digital, gennemsigtig proces.